Umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami jest umową nazwaną, o świadczenie usług, dwustronnie zobowiązującą, określoną i uregulowaną w art. 180 Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. nr 261 poz. 2603 z późniejszymi zmianami), która musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności ( art. 180 ust. 3.). Do jej przedmiotowo istotnych składników treści należą zobowiązania pośrednika i zamawiającego. W umowie pośrednictwa pośrednik zobowiązuje się do dokonywania dla zamawiającego czynności zmierzających do zawarcia umów ( m.in. umów sprzedaży, kupna, dzierżawy, wynajmu, najmu nieruchomości ) określonych w art. 180 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a zamawiający zobowiązuje się m. in. do zapłaty pośrednikowi wynagrodzenia. Sposób ustalenia i wysokość wynagrodzenia za czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wynika wyłącznie z uzgodnienia pomiędzy stronami umowy pośrednictwa. W razie nieokreślenia wysokości wynagrodzenia w umowie, przysługuje wynagrodzenie zwyczajowo przyjęte ze względu na rodzaj umowy końcowej. Korzystanie z usług licencjonowanych pośredników w obrocie nieruchomościami w Polsce nie jest obligatoryjne. Podpisując umowę pośrednictwa w lokalu prowadzonej przez pośrednika działalności gospodarczej możemy przyjąć, że osoba, która nas obsługuje, jest uprawniona do działania w imieniu przedsiębiorcy ( art. 97 k.c. ). W zakresie nieuregulowanym przez tę ustawę, stosownie do art. 750 k.c., odpowiednio stosowane są przepisy dotyczące zlecenia.

Pośrednik świadczy usługi objęte umową z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, standradami zawodowymi pośredników w obrocie nieruchomościami oraz zasadami etyki zawodowej. Umowa pośrednictwa należy do umów opartych na zasadzie wzajemnego zaufania i powinna być skonstruowana w sposób jasny, jednakowo chroniący interesy obu stron umowy.

Umowa pośrednictwa może być sporządzona z zastrzeżeniem wyłączności na rzecz pośrednika, stanowi o tym art.180 ust, 3a ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosuje się wówczas do niej przepisy art. 550 k.c. ( Jeżeli w umowie sprzedaży zastrzeżona została na rzecz kupującego wyłączność bądź w ten sposób, że sprzedawca nie będzie dostarczał rzeczy określonego rodzaju innym osobom, bądź też w ten sposób, że kupujący będzie jedynym odsprzedawcą zakupionych rzeczy na oznaczonym obszarze, sprzedawca nie może w zakresie, w którym wyłączność została zastrzeżona, ani bezpośrednio, ani pośrednio zawierać umów sprzedaży, które mogłyby naruszyć wyłączność przysługującą kupującemu ). Wyłączność udzielona przez zamawiającego oznacza, że zamawiający nie będzie powierzał innym osobom czynności zmierzających np. do zbycia przedmiotowej nieruchomości poprzez sprzedaż.

W przypadku sprzedaży, właściciel nieruchomości może podpisać umowę pośrednictwa sprzedaży otwartą, umowę na wyłączność lub umowę pośrednictwa sprzedaży nieruchomości na zasadach wyłączności typu bezpośredniego.

• Umowa otwarta pośrednictwa sprzedaży nieruchomości

W przypadku umowy otwartej, właściciel nieruchomości zgłasza chęć jej sprzedaży do kilku biur pośrednictwa, podpisując tym samym kilka umów pośrednictwa typu otwartego. Umowa pośrednictwa typu otwartego zwykle obowiązuje na czas nieokreślony, aż do znalezienia nabywcy. Można ją wypowiedzieć z określonym w umowie lub z ustawowym okresem wypowiedzenia. W przypadku ich braku, umowa pośrednictwa wygasa niezwłocznie po wypowiedzeniu. Żaden pośrednik, po podpisaniu umowy otwartej, nie zaangażuje się efektywnie w promocję oferty i poszukiwania klienta, zwykle ograniczy się do oferowania nieruchomości swoim klientom. Prowizję ( wynagrodzenie pośrednika wyrażone procentowo od ceny transakcji w przypadku sprzedaży ) płacą obie strony transakcji, czyli zarówno sprzedający, jak i kupujący. Jest to korzystne dla sprzedającego nieruchomość, ale nie dla kupującego.

• Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości z zastrzeżeniem wyłączności

Najczęściej umowy pośrednictwa sprzedaży w obrocie nieruchomościami z zastrzeżeniem wyłączności są sformułowane w ten sposób, że sprzedający zobowiązuje się zapłacić pośrednikowi prowizję, jeżeli w trakcie trwania umowy ( zazwyczaj zawartej na czas określony ) nieruchomość będąca przedmiotem umowy zostanie sprzedana klientowi, który oglądał nieruchomość i uzyskał skierowanie adresowe od pośrednika. Zawarcie umowy na zasadzie wyłączności, oznacza obowiązek zawarcia transakcji sprzedaży nieruchomości za pośrednictwem pośrednika bez względu na sposób nawiązania kontaktu z nabywcą (kontrahentem), a także oznacza obowiązek zapłaty umówionego wynagrodzenia, w przypadku wykonania zobowiazań przez pośrednika. Umowa pośrednictwa powinna określać wysokość należnego pośrednikowi odszkodowania w przypadku dokonania transakcji bez udziału pośrednika, w określonym w umowie czasie po okresie jej obowiązywaniu, ze wskazanym przez pośrednika nabywcą. Umowa na wyłączność motywuje pośrednika do zaangażowania, m.in. w reklamę, zwiększenie środków i ułatwia współpracę z innymi pośrednikami; zawierana jest na czas określony: np. 6 miesięcy - mieszkania, rok i dłużej - domy, działki. Pośrednik przyjmując ofertę na wyłączność, zwykle udostępnia ją wszystkim pośrednikom, z jakimi współpracuje. Prowizję płacą obie strony transakcji, czyli zarówno sprzedający, jak i kupujący. Zawieranie umów na zasadzie wyłączności zalecane jest także przez Standardy Zawodowe Pośredników w Obrocie Nieruchomościami.

• Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości z zastrzeżeniem wyłączności typu bezpośredniego

Profesjonalni pośrednicy w obrocie nieruchomościami oferują swoim klientom podpisanie tzw. umowy bezpośredniej. Jest to zasadniczo umowa na wyłączność, z tą jednak różnicą, że wynagrodzenie płaci tylko sprzedający. Zwykle oferta nieruchomości zostaje przyjęta przez pośrednika i jest oferowana klientom poszukującym przez innych pośredników, co gwarantuje najszybszą sprzedaż. W umowie bezpośredniej pośrednik zobowiązuje się, że nie pobierze wynagrodzenia od kupującego, uzyskuje także zgodę na reklamowanie nieruchomości w mediach oraz publikowanie pełnego adresu nieruchomości. Klient poszukujący, znając adres oferty bezpośredniej może łatwo sprawdzić jej lokalizację, nie płaci prowizji, koncentruje się tylko na poszukiwaniu nieruchomości, a następnie negocjacjach ceny. Fakt, że klient kupujący nie płaci prowizji, znacznie przyspiesza sprzedaż nieruchomości.

• Zobowiązania zamawiającego

Właściciel nieruchomości w umowach pośrednictwa sprzedaży na wyłączność i bezpośredniej oświadcza m.in., że: zobowiązuje się kierować do biura pośrednika wszystkich klientów zainteresowanych kupnem nieruchomości, nie jest związany żadną inną umową pośrednictwa sprzedaży oferowanej nieruchomości, zobowiązuje się współdziałać z pośrednikiem w organizowaniu oględzin nieruchomości przez potencjalnych klientów zobowiązuje się prowadzić negocjacje z klientami wyłącznie z udziałem pośrednika, zobowiązuje się informować pośrednika o wszystkich zgłaszających się i zainteresowanych ofertą klientach, zobowiązuje się nie prezentować nieruchomości osobom, które nie przybędą w asyście pośrednika. W przypadku umowy na wyłączność i umowy bezpośredniej, sprzedający kontaktuje się tylko z jednym biurem nieruchomości. Pośrednik realizując umowę pośrednictwa angażuje się do swojego zadania jakim jest szybka sprzedaż, bo wie, że on sam za wykonaną pracę otrzyma wynagrodzenie, a inny pośrednik będzie z nim chętnie współpracować przy poszukiwaniu potencjalnego nabywcy oferowanej nieruchomości. Sprzedający decydując się na podpisanie umowy na wyłączność lub umowy bezpośredniej pośrednictwa daje pośrednikowi wyłączne prawo do sprzedaży swojej nieruchomości, co pozwala pośrednikowi efektywnie reklamować i promować przeznaczoną do sprzedaży nieruchomość. Pośrednik bierze aktywny udział w prezentacjach nieruchomości, w negocjacjach ceny sprzedaży oraz gwarantuje wynagrodzenie dla innego, współpracującego z nim pośrednika, obsługującego przyszłego nabywcę. Klient kupujący nie płaci prowizji wszelkie negocjacje ceny zależne są od właściciela nieruchomości lub pośrednika mającego do tego typu działań stosowne pełnomocnictwo.

Podstawowe zapisy (klauzule) jakie pojawiają się w umowach pośrednictwa określają:

• Datę i miejsce zawarcia umowy
• Strony umowy "Zamawiający" - "Pośrednik"
• Dane dotyczące przedmiotu umowy w obrocie nieruchomościami
• Warunki umowy pośrednictwa; udzielenie wyłączności
• Zobowiązanie pośrednika do dokonania na rzecz zamawiającego czynności zmierzających do zawarcia umowy będącej przedmiotem usługi pośrednictwa w obrocie nieruchomościami obejmujące, m.in. zapoznanie się ze stanem nieruchomości, współpracę z innymi firmami w celu poszukiwania osób zainteresowanych nabyciem reklamowanej nieruchomości, pomoc w gromadzeniu dokumentów wymaganych do podpisania umowy, przygotowanie i organizacja podpisania notarialnej umowy przenoszącej własność
• Zamawiający powierza wykonywanie czynności pośrednictwa dotyczące przedmiotowej nieruchomości, dla celu określonego w umowie. Zobowiązania zamawiającego, m.in. zamawiający będzie traktować uzyskane od pośrednika wiadomości o skierowanych klientach jako poufne w stosunku do osób trzecich. Zamawiający powiadomi pośrednika o zamiarze i terminie podpisania umowy notarialnej. Zgoda zamawiającego na wykonywanie usługi pośrednictwa przez pośrednika dla obu stron transakcji na warunkach uczciwego traktowania.
• Upoważnienie dla pośrednika do występowania w imieniu zamawiajacego do organów administracji, urzędów oraz sądów o wydanie i okazanie dokumentów, które okażą się niezbędne lub pomocne do zrealizowania celu umowy pośrednictwa, jak również do ich odbioru
• Wskazanie pośrednika odpowiedzialnego zawodowo za wykonanie umowy
• Przysługujące wynagrodzenie pośrednika i sposobu zapłaty
• Współpracę z innymi firmami posrednictwa w obrocie nieruchomościami
• Czas trwania umowy pośrednictwa, przedłużenie umowy
• Wypowiedzenie umowy - Możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy pośrednictwa
• Ubezpieczenie pośrednika (Odpowiedzialność cywilna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, zgodnie z art. 471 k.c., jest uzależniona od zaistnienia szkody i jej rozmiaru)
• Oświadczenie o ochronie danych osobowych, zgoda zamawiajacego na przetwarzanie danych osobowych i współpracę z innymi biurami pośrednictwa
• Podpisy stron umowy